Для настройки CRM-системы в первую очередь необходимо зарегистрировать аккаунт. Сделать это можно на официальном сайте amoCRM, использовав корпоративную почту и номер телефона. Следующий шаг — настройка прав и отделов.
Для этого:
- Проанализируйте роли каждого пользователя системы и составьте список его действий.
- Создайте в системе необходимые отделы и распределите по ним всех пользователей, которые будут работать в CRM.
- Продумайте права каждого сотрудника и создайте необходимые ограничения по ним.
Например, настройка amoCRM для отдела продаж может предполагать, что каждый менеджер работает только со своей клиентской базой. В этом случае необходимо задать ограничения, чтобы он не имел возможности просматривать базу других менеджеров и вносить в нее изменения.
Для добавления в систему сотрудников нужно:
- Определить, кто будет работать в системе.
- Пригласить каждого пользователя к регистрации через корпоративную либо обычную почту.
- Поставить задачи для каждого менеджера — заполнить профиль так, чтобы необходимые поля в дальнейшем указывались в письмах клиентам (например, должность, ФИО, фото).
Следующий шаг — настройка воронки в amoCRM. В дальнейшем к ней можно подключить дополнительные плагины для расширения функциональности, но первичная настройка выглядит так:
- Определить количество этапов, через которые проходит продажа продукта. Если это трудно, для начала можно оставить те этапы, которые указаны в системе по умолчанию.
- Указать, какие действия со стороны менеджера и клиента должны быть реализованы на каждом этапе.
- Если у бизнеса несколько направлений, для каждого рекомендуется создать отдельную воронку.
Статусы и действия впоследствии можно редактировать, поэтому ошибки на этом этапе настройки допустимы.
Для каждого контакта и сделки необходимо создать поля. В первую очередь, требуется проанализировать те, которые уже есть в системе. Если их недостаточно для конкретного бизнеса, нужно создать дополнительные. Например, поля amoCRM для контактов могут быть:
- день рождения;
- площадь квартиры;
- количество детей;
- размер одежды и другие.
Возможные дополнительные поля для сделок — масса, габариты, трек-номер и прочие. Продумайте, какие данные нужно привязать к конкретным категориям — контактам, сделкам, компании. Если на этом этапе допустить ошибку, база данных будет очень неудобной, особенно когда количество сделок и контактов начнет расти.
Следующий шаг первичного внедрения CRM-системы — импорт существующей клиентской базы, с которой работает компания. Если она небольшая, это могут сделать менеджеры вручную. Для импортирования большого количества сведений о клиентах можно использовать XLS, CSV.
При этом важно:
- Сопоставить поля в CRM с имеющимися столбцами базы.
- Обеспечить контроль дублей, чтобы менеджер видел, что сведения о клиенте уже есть в базе. Для этого в amoCRM предусмотрен специальный виджет.
После предварительной настройки необходимо оповестить менеджеров о новой системе работы, прописать ее регламент и провести обучение. Ниже рассказываем об этом подробнее.